Job Description
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Ce poste, c'est pour toi si t'es la personne qui transforme le chaos en « ok, c'est réglé ».
L'équipe de ventes avance vite. Très vite.
Pour bien courir, ils ont besoin de quelqu'un qui garde les dossiers propres, les suivis clairs et les outils à jour; bref, quelqu'un qui fait en sorte que tout roule sans frictions.
Si t'aimes structurer, anticiper et rendre la vie plus simple à tout le monde, tu vas te plaire.
Ce à quoi tu vas toucher
- Mettre à jour, organiser et garder propres tous les documents qui passent dans les ventes : offres, contrats, présentations, gabarits, etc.
- Monter des présentations à partir de matériel existant.
- Garder HubSpot propre, fiable et à jour (pas juste "rempli" : utile).
- Sortir les rapports mensuels, et les rapports ad hoc quand on en a besoin.
- Soutenir l'équipe des ventes dans la logistique client (calendriers, réunions, suivis, coordination)
- Collaborer avec les équipes internes (finance, marketing, opérations) pour garantir la cohérence des documents, gabarits et processus.
- Veiller à ce que rien ne devienne désuet : gabarits, infos, versions, processus.
- Tester, utiliser et intégrer des outils IA; on veut quelqu'un qui n'a pas peur d'essayer pour améliorer.
Ce que tu vas aimer
- Ton impact est direct : quand tu fais bien ta job, toute l'équipe respire mieux.
- Beaucoup d'autonomie : on te dit où on va, pas comment organiser ton Drive.
- Du vrai travail de coordination, pas juste faire du copier-coller ou courir après des signatures.
- Un environnement où la rigueur est vue comme un superpouvoir (parce que c'en est un).
- La possibilité de jouer avec les outils IA pour optimiser ton quotidien.
Ton profil
Tu vas performer dans ce rôle si tu es quelqu'un qui a :
- 3-4 ans d'expérience en soutien administratif/coordination.
- Une organisation qui transforme n'importe quel chaos en tableau clair.
- La capacité de gérer plusieurs dossiers en même temps sans perdre le fil.
- À l'aise dans l'ambiguïté : tu sais creuser, clarifier, structurer.
- Très bonne maîtrise de Google Workspace et HubSpot (un atout)
- Solide capacité de rédaction et de synthèse, en français et en anglais.
- Un œil de faucon pour les détails.
- Le réflexe d'améliorer les processus plutôt que de simplement les suivre.
Ce qu'on t'offre :
Chez Vooban, on prend soin de notre monde! C'est pourquoi on a tout mis en place pour créer un environnement de travail chaleureux et stimulant où il fait bon innover. Le bien-être de nos employés nous tient à cœur et on fait tout en notre pouvoir pour offrir des avantages et une ambiance hors du commun.
Les avantages de te joindre à la gang :
Nous travaillons en formule hybride. Tu veux aller au bureau? Tu peux y aller! Tu préfères travailler de chez toi et te rendre au bureau 1-2x/semaine? Aucun souci!;
☀️ Possibilité de cumuler les heures travaillées et horaire flexible;
✅ Tu choisis ta base horaire (35, 37.5 ou 40 heures par semaine, c'est ton choix !);
❤️️