Adjointe ou adjoint à la direction / administratrice principale ou administrateur principal/ Executive Assistant/Senior Administrator - ADP

Job Description

<p>Titre du poste :<b> Adjointe ou adjoint à la direction / administratrice principale ou administrateur principal</b></p><p>Lieu : <b>Montréal – Hybride</b></p><p><br></p><p>Nous recherchons <b>une adjointe ou un adjoint à la direction / une administratrice principale ou un administrateur principal</b> pour soutenir la ou le VP des ventes, comptes majeurs pour la région de l’est. Il s’agit de bien plus qu’un rôle de soutien – vous serez la personne de référence qui apporte de l’ordre dans la complexité, qui s’épanouit sous pression et qui est fière de créer des solutions permettant à l’entreprise d’évoluer.</p><p>Vous devrez être une personne extrêmement organisée, ingénieuse et à l’aise pour gérer un agenda exigeant, créer des présentations PowerPoint percutantes et soutenir une organisation commerciale composée de plusieurs équipes. Ce rôle est axé sur les résultats; il se peut qu’il vous arrive de travailler au-delà des heures habituelles pour livrer vos mandats, mais vous aurez l’autonomie nécessaire pour gérer votre journée et vos résultats.</p><p><b>Principales responsabilités :</b></p><p>• Fournir un soutien administratif de haut niveau et confidentiel à la ou au chef des ventes.</p><p>• Gérer de manière proactive un agenda dynamique, résoudre les conflits d’horaire et coordonner les réunions.</p><p>• Assurer l’organisation et la mise à jour de la documentation et effectuer les suivis nécessaires.</p><p>• Maintenir les espaces de bureau partagés organisés, présentables et à jour.</p><p>• Mener des recherches indépendantes pour soutenir la prise de décision.</p><p>• Planifier et organiser des réunions et événements internes ou hors site.</p><p>• Analyser et compiler des informations dans des présentations claires et percutantes.</p><p>• Communiquer efficacement les mises à jour, processus et changements à toutes les équipes.</p><p>• Gérer l’inventaire des articles promotionnels et des fournitures de bureau.</p><p>• Soutenir l’ensemble de l’équipe de direction et contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes.</p><p><b>Ce que vous apporterez :</b></p><ul><li><b>Parfaitement bilingue, maîtrise du français à l’oral et à l’écrit</b></li><li>Plus de 4 ans d’expérience auprès de cadres supérieurs ou de hauts dirigeants dans un environnement dynamique</li><li>Plus de 6 ans dans des rôles administratifs avec un fort contact avec la haute direction</li><li>Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et d’attention aux détails</li><li>Solides compétences en communication, à l’écrit et à l’oral</li><li>Maîtrise avancée de Microsoft Office, particulièrement PowerPoint, Excel et Word</li><li>Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités efficacement sous des délais serrés</li><li>Expérience avec des outils de productivité tels que Webex et capacité à travailler de manière autonome</li><li>Talent pour l’amélioration des processus et la résolution de problèmes avec une attitude proactive</li></ul><p><b>Scolarité :</b></p><p>• Diplôme d’études secondaires requis; formation collégiale ou formation administrative spécialisée, un atout</p><p><br></p><p><b>VOUS AIMEREZ TRAVAILLER ICI PARCE QUE VOUS POURREZ :</b></p><ul><li><b>Être vous-même</b> au sein d’une culture qui valorise l’équité, l’inclusion et l’appartenance et qui offre un lieu sûr pour les perspectives et les idées diversifiées.</li><li><b>Avoir un sentiment d'appartenance</b> en rejoignant un de nos neuf groupes de ressources d'entreprise, où vous pouvez établir des liens à l'échelle mondiale avec des réseaux et des alliés qui partagent des expériences et des intérêts communs.</li><li><b>Faire progresser votre carrière </b>dans un environnement agile et dynamique offrant de nombreuses possibilités d'avancement.</li><li><b>Apprendre sans cesse. </b>Nous offrons des possibilités de formation continue, de perfectionnement et d'encadrement, même pour les apprenants les plus insatiables.</li><li><b>Être en pleine santé. </b>Vous profiterez des meilleurs avantages sociaux dès le premier jour, parce que des employés en bonne santé sont des employés heureux.</li><li><b>Garder un équilibre vie personnelle/professionnelle. </b>Profitez de ressources et de flexibilité pour intégrer plus facilement le travail à votre vie.</li><li><b>Vous concentrer sur votre santé mentale et votre mieux-être.</b> Nous sommes là pour offrir un service exceptionnel à nos clients, mais nous pouvons uniquement y parvenir si nous prenons tous soin de nous-mêmes et si nous nous soutenons les uns les autres.</li><li><b>Vous joindre à une entreprise engagée à redonner </b>et ayant une incidence durable et positive sur les communautés dans lesquelles nous travaillons et vivons.</li><li><b>Être rémunéré pour donner au suivant. </b>Vous aurez droit à des congés payés par l'entreprise pour faire du bénévolat pour des causes qui vous tiennent à cœur.</li></ul><p><br></p><p><b>Si vous avez lu jusqu’ici, nous devons vous poser cette question : Qu’attendez-vous? Soumettez votre candidature dès maintenant!</b></p><p><b>Visitez : jobs.adp.com</b></p><p><br></p><p><br></p><p><br></p><p>Job Title:<b> Executive Assistant/Senior Administrator</b></p><p>Location: <b>Montreal – Hybrid</b></p><p><br></p><p>We’re seeking a savvy, solutions-oriented <b>Executive Assistant/Senior Administrator</b> to support the VP of Majors, Sales in Canada. This is more than just a support role—it’s about being the go-to person who brings order to complexity, thrives under pressure, and takes pride in creating solutions that keep the business moving.</p><p>You’ll need to be highly organized, resourceful, and comfortable managing a demanding calendar, creating high-impact PowerPoint presentations, and supporting a fast-paced sales organization composed of multiple teams. This role is output-driven—there may be times you’ll work beyond typical hours to deliver results, but you’ll have the autonomy to own your day and your outcomes.</p><p><b>Key Responsibilities:</b></p><p>• Provide high-level administrative and confidential support to the Head of Sales.</p><p>• Proactively manage a dynamic calendar, resolve conflicts, and coordinate meetings.</p><p>• Own the organization and maintenance of documentation and initiate follow-ups.</p><p>• Keep shared office spaces organized, presentable, and up to date.</p><p>• Conduct independent research to support decision-making.</p><p>• Plan and execute internal and off-site meetings and events.</p><p>• Analyze and compile information into clear, impactful presentations.</p><p>• Communicate updates, processes, and changes effectively across teams.</p><p>• Maintain inventory of branded merchandise and office supplies.</p><p>• Support the broader management team and help ensure smooth daily operations.</p><p><b>What You Bring:</b></p><ul><li><b>Fully Bilingual, Fluent French language, requires written and spoken</b></li><li>4+ years of experience supporting senior or C-level executives in a fast-paced environment.</li><li>6+ years in administrative roles with strong exposure to executive leadership.</li><li>A high level of discretion, professionalism, and attention to detail.</li><li>Strong communication skills—both written and verbal.</li><li>Expert proficiency in Microsoft Office, especially PowerPoint, Excel, and Word.</li><li>Ability to multitask and prioritize effectively under tight deadlines.</li><li>Experience using productivity tools like Webex and working independently.</li><li>A knack for process improvement and problem-solving with a proactive mindset.</li></ul><p><b>Education:</b></p><p>• High school diploma required; college coursework or specialized admin training preferred.</p><p><br></p><p><b>YOU'LL LOVE WORKING HERE BECAUSE YOU CAN:</b></p><ul><li><b>Be yourself</b> in a culture that values equity, inclusion, and belonging and creates a safe space for diverse perspectives and insights.</li><li><b>Belong </b>by joining one of nine Business Resource Groups where you can connect globally with networks and allies who share common interests and experiences.</li><li><b>Grow your career </b>in an agile, fast-paced environment with plenty of opportunities to progress.</li><li><b>Continuously learn.</b> Ongoing training, development, and mentorship opportunities for even the most insatiable learner.</li><li><b>Be your healthiest.</b> Best-in-class benefits start on Day 1 because healthy associates are happy ones.</li><li><b>Balance work and life.</b> Resources and flexibility to more easily integrate your work and your life.</li><li><b>Focus on your mental health and well-being. </b>We're here to provide exceptional service to our clients, and none of that happens without each of us taking care of ourselves and being there for one another.</li><li><b>Join a company committed to giving back </b>and generating a lasting, positive impact<b> </b>upon the communities in which we work and live.</li><li><b>Get paid to pay it forward.</b> Company-paid time off for volunteering for causes you care about.</li></ul><p><br></p><p><b>If you’ve made it down this far, we must ask: What are you waiting for? Apply now!</b></p><p><b>Visit: jobs.adp.com</b></p><p></p>