Adjointe administrative immobilière

Job Description

<p>Notre client, une agence immobilière bien établie à Laval avec une équipe dynamique et passionnée, est à la recherche d’une adjointe administrative qui connaît déjà le fonctionnement d’un bureau immobilier et qui se sent à l’aise dans ce type d’environnement.</p><p><br></p><p>Une expérience dans un milieu où les transactions, les dossiers clients et le suivi administratif sont au cœur du quotidien sera un atout majeur pour réussir dans ce rôle. Le poste est essentiel au bon déroulement des opérations et offre de belles possibilités d’avancement dans un environnement structuré, stimulant et axé sur la performance.</p><p><br></p><p><b>Responsabilités principales</b></p><p><br></p><ul><li>Assurer la gestion complète des dossiers de vente et d’achat : ouverture, préparation et suivi des contrats de courtage, promesses d’achat, annexes et formulaires OACIQ.</li><li>Vérifier les documents juridiques (titres, certificats de localisation, baux, états financiers, etc.).</li><li>Mettre en ligne les propriétés sur Centris/MLS, gérer les mises à jour et assurer la conformité de l’information.</li><li>Coordonner efficacement les visites, inspections, suivis bancaires et rendez-vous chez le notaire.</li><li>Assurer les communications avec les acheteurs, vendeurs, notaires, courtiers, inspecteurs et institutions financières.</li><li>Effectuer des suivis rigoureux sur les délais liés aux conditions (financement, inspection, occupation, etc.).</li><li>Assister dans la production d’analyses comparatives de marché (ACM) et de rapports d’évaluation interne.</li><li>Gérer les communications quotidiennes (téléphone, courriel, messages) et offrir un service client professionnel et attentif.</li><li>Classer, numériser et organiser les documents administratifs de façon structurée et accessible.</li><li>Collaborer à l’amélioration continue des processus internes et des outils administratifs.</li></ul><p><br></p><p><b>Profil recherché</b></p><p><br></p><ul><li>Minimum 2-3 ans d’expérience dans un poste administratif <b>en immobilier.</b></li><li>Expérience préalable dans un bureau immobilier ou dans un environnement similaire où les transactions et les dossiers clients sont fréquents.</li><li>Connaissance des outils et logiciels immobiliers (Centris, Instanet Forms, Matrix, Google Workspace, Microsoft 365).</li><li>Parfaite maîtrise du français parlé et écrit; l’anglais est un atout.</li><li>Grande rigueur, autonomie et sens de l’organisation.</li><li>Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané avec rapidité et précision.</li><li>Attitude professionnelle, discrète et orientée solutions.</li><li>Personne proactive, fiable et dotée d’un excellent souci du détail.</li></ul><p>Ce que nous offrons</p><ul><li>Un environnement de travail dynamique, structuré et respectueux.</li><li>Une équipe soudée, professionnelle et motivée.</li><li>Des possibilités réelles d’évolution</li><li>Un bureau facilement accessible à Laval.</li></ul><p><br></p><p>Temps plein, en présentiel (du lundi au vendredi, de 10 h à 18 h)</p><p><br></p><p>Seules les candidatures répondant aux critères ci-dessus seront considérées.</p><p>_______________________________________________________________________________________</p><p>Our client, a well-established real estate agency in Laval with a dynamic and passionate team, is looking for an administrative assistant who is familiar with the pace and structure of a real estate office.</p><p><br></p><p>Experience working in an environment where client files, transactions, and fast-moving administrative tasks are part of the daily workflow will be a strong advantage in this role. This position plays an important part in the smooth operation of the office and offers great opportunities for growth in a structured and high-performing environment.</p><p><br></p><p><b>Main responsibilities</b></p><p><br></p><ul><li>Manage all real estate transaction files: open, prepare, and follow up on brokerage contracts, purchase offers, addendums, and OACIQ forms.</li><li>Review legal and administrative documents (titles, leases, financial statements, certificates of location, etc.).</li><li>Post listings on Centris/MLS, manage updates, and ensure all information is accurate and compliant.</li><li>Coordinate property visits, inspections, bank follow-ups, and notary appointments.</li><li>Communicate effectively with buyers, sellers, brokers, notaries, inspectors, and financial institutions.</li><li>Track deadlines and conditions (financing, inspection, possession, etc.) and ensure timely follow-ups.</li><li>Assist in preparing comparative market analyses (CMA) and internal evaluation reports.</li><li>Handle daily communications (phone, email, messages) with professionalism and courtesy.</li><li>File, scan, and organize administrative documents efficiently and accurately.</li><li>Contribute to improving internal administrative processes and workflows.</li></ul><p><br></p><p><b>Profile sought</b></p><p><br></p><ul><li>Minimum of 2-3 years of administrative experience within <b>real estate.</b></li><li>Previous experience working in a real estate office or in a similar environment with client files and transaction-based workflows.</li><li>Familiarity with real estate tools and software (Centris, Instanet Forms, Matrix, Google Workspace, Microsoft 365).</li><li>Excellent spoken and written French; English is an asset.</li><li>Highly organized, autonomous, and detail-oriented.</li><li>Able to manage multiple priorities efficiently and accurately.</li><li>Professional, reliable, and solution-oriented attitude.</li><li>Proactive and collaborative team player.</li></ul><p><br></p><p><b>What’s offered</b></p><p><br></p><ul><li>A dynamic, structured, and respectful work environment.</li><li>A close-knit and motivated team.</li><li>Real opportunity for growth</li><li>Easily accessible office in Laval.</li></ul><p><br></p><p>On-site (Monday to Friday, 10 a.m. to 6 p.m.)</p><p><br></p><p>Only candidates meeting the above criteria will be considered.</p>